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Les organes fédéraux responsables (art. 16 LPD) déclarent tous leurs fichiers au préposé2 avant qu’ils ne soient opérationnels. La déclaration contient les informations suivantes: |
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a. les nom et adresse de l’organe fédéral responsable; |
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b. le nom et la dénomination complète du fichier; |
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c. l’organe auprès duquel peut être exercé le droit d’accès; |
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d. la base juridique et le but du fichier; |
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e. les catégories de données personnelles traitées; |
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f. les catégories de destinataires des données; |
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g. les catégories de participants au fichier, c’est-à-dire les tiers qui sont en droit d’introduire des données dans le fichier ou d’y procéder à des mutations; |
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h.3 ... |
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Chaque organe fédéral responsable tient ces informations à jour.4 |
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Ne sont pas soumis à déclaration les fichiers suivants, dans la mesure où ils sont utilisés exclusivement à des fins administratives internes: |
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a. les fichiers usuels d’enregistrement de la correspondance; |
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b. les fichiers de fournisseurs ou de clients, dans la mesure où ils ne contiennent pas de données sensibles ni de profils de la personnalité; |
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c. les fichiers d’adresses servant uniquement à l’envoi de correspondance, dans la mesure où ils ne contiennent pas de données sensibles ni de profils de la personnalité; |
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d. les listes destinées au paiement des indemnités; |
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e. les pièces comptables; |
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f. les fichiers auxiliaires concernant la gestion du personnel de la Confédération, dans la mesure où ils ne contiennent pas de données sensibles ni de profils de la personnalité; |
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g. les fichiers des bibliothèques (catalogues, listes de prêts et d’utilisateurs). |
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Ne sont pas non plus soumis à déclaration: |
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a. les fichiers déposés aux Archives fédérales; |
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b. les fichiers rendus accessibles au public sous forme d’annuaires; |
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c. les fichiers dont les données sont traitées uniquement à des fins ne se rapportant pas aux personnes concernées, notamment dans le cadre de la recherche, de la planification ou de la statistique. |
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L’organe fédéral responsable prend les mesures nécessaires afin de pouvoir communiquer, sur demande, au préposé ou aux personnes concernées les informations relatives aux fichiers qui ne sont pas soumis à déclaration (art. 16, al. 1). |
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Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993). |
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Nouvelle abréviation selon le ch. 3 de l’annexe 2 à l’O du 24 mai 2006 sur la transparence, en vigueur depuis le 1er juillet 2006 (RO 2006 2331). Il a été tenu compte de cette modification dans tout le présent texte. |
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Abrogée par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, avec effet au 1er janv. 2008 (RO 2007 4993). |
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Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993). |
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Abrogé par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, avec effet au 1er janv. 2008 (RO 2007 4993). |
| 6 |
Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993). |