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Ordonnance sur les finances de la Confédération
Chapitre 3 Gestion financière au niveau de l’administration
Section 3 Contrôle interne

Système de contrôle interne


Art. 36

(art. 39 LFC)
1 Le système de contrôle interne comprend des mesures réglementaires, organisationnelles et techniques.
2 L’Administration des finances édicte les directives nécessaires en accord avec le Contrôle des finances et après consultation des départements.
3 Les directeurs des unités administratives sont responsables de l’introduction, de l’utilisation et de la supervision du système de contrôle dans leur domaine de compétence.

Signature des pièces justificatives


Art. 371

(art. 39 LFC)
1 Les pièces justificatives émanant de tiers ou d’autres unités administratives sont visées par deux personnes; l’Administration des finances peut autoriser les représentations étrangères à munir leurs pièces justificatives d’une seule signature.
2 Une signature suffit:
a. lorsque la commande et la facturation sont gérées par un système électronique, pour autant:
1. que la commande soit visée par deux personnes,
2. que le système procède à l’ajustement entre la commande et la facture, et
3. que les écarts de quantités et de prix ne dépassent pas les marges de tolérance;
b. lorsque l’acquisition d’une prestation fait l’objet d’une convention avec une autre unité administrative;
c. lorsque le montant total de la facture ne dépasse pas 500 francs;
d.2 pour l’approbation d’un décompte de frais.
2bis Les unités administratives vérifient mensuellement à l’aide d’un extrait du journal la plausibilité du montant total des décomptes de frais autorisés pour chaque collaborateur.3
3 L’Administration des finances édicte, en accord avec le Contrôle des finances, des directives sur les marges de tolérance au sens de l’al. 2, let. a, ch. 3.
4 Aucune signature n’est exigée lorsque les conditions énumérées à l’al. 2, let. a, sont remplies et que de surcroît la livraison:
a. est vérifiée par le système qui en saisit la valeur et le volume; et
b. fait partie intégrante de l’ajustement électronique entre la commande et la facture.
5 La personne qui signe les pièces justificatives atteste ce faisant leur régularité et leur exactitude.

Signature en cas d’autorisation d’exécuter des ordres de paiement et de bonification entre unités administratives


Art. 37a4

(art. 39 LFC)
1 L’autorisation donnée à la comptabilité centrale d’exécuter des mandats de paiement en faveur de tiers ou des ordres de bonification en faveur d’autres unités administratives requiert la double signature.
2 Lorsque les bonifications entre unités administratives sont gérées par un système électronique, une approbation des justificatifs par le bénéficiaire de la prestation suffit.
3 La personne qui signe les mandats de paiement atteste ce faisant leur régularité.
4 La compétence d’autoriser l’exécution de mandats de paiement peut être déléguée à un centre de services de l’administration fédérale.

Approbation et autorisation par voie électronique pour les opérations de paiement entre unités administratives


Art. 37b5

L’approbation et l’autorisation d’exécuter données par voie électronique pour les justificatifs, les mandats de paiement et les ordres de bonification entre unités administratives sont assimilées à la signature manuscrite:
a. si l’identification, l’authentification et l’autorisation des personnes qui délivrent les approbations ou les autorisations sont garanties;
b. si la traçabilité de l’approbation est assurée; et
c. si l’intégrité des données relatives aux pièces justificatives et des processus d’approbation documentés est assurée.

Compétences concernant les pièces justificatives et les mandats de paiement


Art. 38

(art. 39 LFC)
1 Les directeurs des unités administratives désignent les personnes compétentes pour:
a. enregistrer et viser les pièces justificatives;
b. valider et signer les mandats de paiement.
2 Le nom, la signature et l’identification électronique des personnes autorisées à signer les mandats de paiement doivent être communiqués à l’Administration des finances.

Signature et confirmation des comptes annuels


Art. 39

(art. 39 LFC)
1 Les directeurs signent avec les responsables des finances les comptes annuels de leur unité administrative, qui comprennent le compte de résultats et le bilan, et les transmettent à l’Administration des finances et au Contrôle des finances.
2 Le chef du Département fédéral des finances (Département des finances) et le directeur de l’Administration des finances confirment au Contrôle des finances que le compte annuel de la Confédération a été établi et clôturé conformément aux dispositions légales et qu’il fournit une présentation conforme à la réalité de l’état de la fortune, des finances et des revenus.


1 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 5 déc. 2008, en vigueur depuis le 1er janv. 2009 (RO 2008 6455).
2 Introduite par le ch. I de l’O du 13 oct. 2010, en vigueur depuis le 1er janv. 2011 (RO 2010 5013).
3 Introduit par le ch. I de l’O du 13 oct. 2010, en vigueur depuis le 1er janv. 2011 (RO 2010 5013).
4 Introduit par le ch. I de l’O du 5 déc. 2008, en vigueur depuis le 1er janv. 2009 (RO 2008 6455).
5 Introduit par le ch. I de l’O du 5 déc. 2008 (RO 2008 6455). Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 21 mars 2012, en vigueur depuis le 1er mai 2012 (RO 2012 1599).

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